Im Bereich des Einzelhandels gibt es mittlerweile eine Vielzahl an verschiedener Kassensysteme. Welche das sind und worin sie sich unterscheiden, wird in diesem Artikel erklärt.
Als Unternehmer oder Einzelhändler kommt man um das Thema Kassensoftware nicht herum. Für sich und seine Kunden möchte man ja den schönsten Einkauf ermöglichen und dabei den eigenen Aufwand und die Kosten so klein wie möglich halten. Das Thema Kassensysteme hat auch deshalb so stark an Bedeutung zugenommen, weil die Finanzbehörden die Vorschriften, der wirtschaftlichen Arbeiten und des gesetzkonformen Abrechnens sehr viel strenger gestaltet hat.
Erklärung und Nutzen
In erster Linie soll ein Kassensystem vorwiegend eines: Die alltägliche Arbeit leichter gestalten. Alle Verkaufsprozesse und Arbeitsabläufe sollen effizienter und schneller gemacht werden. Zumindest ist das die ideale Vorstellung eines Kassensystems. Und in der praktischen Umsetzung kann das ebenfalls hervorragend funktionieren, wenn eine entsprechend gute Hardware und Software mitspielen. Als Beispiel: Es gibt ein simples iPad Kassensystem, welches einem mit ein paar Klicks die Buchhaltung, das Kassieren sowie verschiedene Übersichten über Umsätze etc. ermöglicht.
Welche Kassensysteme gibt es?
Im Grunde lassen sich Kassensysteme in fünf Gruppen unterscheiden:
– offene Ladenkassen
– elektronische Registrierkassen
– PC Kassen
– POS (Point of Sale) Kassensysteme
– iPad-Kassensysteme
Diese Kassensysteme haben natürlich alle ihre Unterschiede. Um herauszufinden, welches Kassensystem am besten zu einem passt, werden nun die einzelnen Systeme genauestens erklärt.
Offene Ladenkassen
Besonders in kleinen, alten Tante-Emma-Läden findet man auch heute noch diese offenen Kassen. Sie sind so altmodisch, dass sie schon wieder, dank des Vintage-Style, völlig im Trend sind. Sie sind auch trotz der Gesetzesänderungen der KassenSichV immer noch erlaubt. Der Ladenbesitzer der mit diesen Kassen abkassiert muss allerdings bedenken, dass er jeden Tag seine Kasse genau zählt und alle Einnahmen sowohl Ausgaben, Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben sowohl die privaten Entnahmen und Einlagen genaustens dokumentiert.
Elektronische Registrierkassen
Im Prinzip kann man sich die elektronischen Registrierkassen als Box mit Tasten vorstellen. Bei einem Verkauf wird per Artikelnummer, manueller Eingabe oder per Handscanner eines Barcodes der Preis ermittelt.
Hat man alle gekauften Artikel eingegeben, wird von der Kasse der Gesamtbetrag, der gezahlt werden muss, errechnet. Der Verkäufer gibt den erhaltenen Geldbetrag in die Kasse ein und schon öffnet sich die Schublade und das Rückgeld kann ausgezahlt werden.
Die Korrektheit hängt bei diesem Kassensystem also von der sauberen und sorgfältigen Arbeit der Angestellten ab. Nicht selten kommt es mit diesen Kassensystemen zu Steuerhinterziehungen. Darum kontrolliert das Finanzamt besonders gerne die Einhaltung der GoBD. Das sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.
PC Kassen
Fast identisch wie bei den elektrischen Registrierkassen ist hier der Zahlvorgang. Doch einen Unterschied gibt es natürlich, nämlich dass die angebotenen Artikel schon in einer Software gespeichert sind und nicht mehr selbst eingegeben werden müssen. Die Hardware und die Software der Kasse sind auf einem Computer installiert und werden auch von dort aus genutzt.
Im Regelfall kann der Rechner nur mit einem entsprechenden Betriebssystem funktionieren, daher muss die Kassensoftware auch darauf abgestimmt sein. In den meisten Branchen gehören diese Kassen jedoch schon der Vergangenheit an, denn wenn sehr viel Betrieb im Laden ist, kann es mit Maus, Tastatur usw. viel zu stressig werden.
POS – Kassensysteme
Diese Systeme sind auf die entsprechenden Branchen und ihre Bedürfnisse individuell abgestimmt. Mithilfe von einer Hardware und Kassenterminals oder Tablets, PCs oder Smartphone lassen sie sich einfach verwenden.
Als Ladenbesitzer kann man die wichtigsten Daten zu jeder Zeit der Finanzbehörde mitteilen, da alle Vorgänge im Zahlungsverkehr elektronisch in einer internen Cloud gespeichert werden. Sie lassen sich problemlos um weitere Kassen erweitern, so können alle Filialen mit derselben Software arbeiten. Das spart nicht nur eine Menge Geld, sondern vor allem auch eine große Menge an Zeit, denn verändert sich ein Preis, etwa bei einer Rabattaktion, wird er intern in allen Filialen angepasst. Über den Umsatz aller Filialen kann man sich an einem zentralen Ort informieren.
iPad Kassensysteme
Dieses Kassensystem ist wohl die vergleichsweise innovativste Lösung. Der örtliche Handel kann problemlos mit dem Onlinehandel verbunden werden. Die simple Installation des Kassensystems ist ohne jeglichen Kabelwirrwarr möglich und viele verknüpfen das System mit ihrem mobilen Endgerät. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass sich alle Angestellten völlig frei auf der Ladenfläche bewegen und sich gleichzeitig über Produkte informieren können. Persönliche Rabatte können jederzeit gegeben werden und das iPad ist nicht nur als Kasse da, sondern auch als Quelle für Informationen für alle Angestellten.
Bei Ladenschluss wird die iPad-Kasse entweder mit nach Hause genommen oder sicher im Safe verwahrt.
Kassensysteme müssen nicht unbedingt teuer sein
Je nachdem welches Kassensystem man möchte und welche Funktionen es haben soll, desto mehr oder weniger hoch sind die Preise. Logischerweise kostet ein Kassensystem mit umfangreichen Funktionen mehr als ein System, welches weniger auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Im Normalfall werden die Kassensysteme über die einzelnen Module angeboten. Pakete kann man entweder mieten, leasen oder direkt kaufen.
Überraschenderweise ist das iPad Kassensystem im Vergleich zu den anderen deutlich günstiger. Natürlich darf dabei auch nicht der Zeitersparnisfaktor außer Acht gelassen werden. Denn schließlich ist Zeit immer noch Geld.