Wenn ein Unternehmen mit internen Unregelmäßigkeiten konfrontiert ist, zählen strukturierte Interviews zu den wichtigsten Instrumenten einer fundierten Untersuchung. Sie dienen nicht nur der Aufklärung von Sachverhalten, sondern auch dem Aufbau eines verlässlichen Informationsfundaments, auf dem spätere Entscheidungen basieren können. Doch damit diese Gespräche ihren Zweck erfüllen, müssen sie mit hoher Sensibilität, juristischer Sorgfalt und methodischer Präzision geführt werden.

Internal Investigations Interviews unterscheiden sich grundlegend von alltäglichen Personalgesprächen. Sie finden oft in einem belasteten Kontext statt – sei es wegen Compliance-Verstößen, arbeitsrechtlicher Bedenken oder Hinweisen auf diskriminierendes Verhalten. In solchen Situationen besteht nicht selten eine angespannte Stimmung. Die Befragten stehen möglicherweise unter Druck, fühlen sich beobachtet oder sogar bedroht. Umso entscheidender ist ein Gesprächsrahmen, der durch Fairness, Transparenz und Respekt geprägt ist. Die Personen, die das Interview führen, müssen nicht nur das Thema beherrschen, sondern auch Erfahrung im Umgang mit belasteten Gesprächssituationen mitbringen.

Ein wesentliches Element erfolgreicher interner Befragungen ist die gründliche Vorbereitung. Dazu gehört nicht nur die Sichtung relevanter Unterlagen, sondern auch die Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Es muss klar sein, ob das Interview freiwillig erfolgt, ob eine Aussageverweigerung möglich ist und ob eine Rechtsvertretung anwesend sein darf. Dies gilt insbesondere bei Befragungen, in denen disziplinarische Maßnahmen drohen oder bei denen es um potenziell strafbare Sachverhalte geht. Die Art, wie Fragen gestellt werden, beeinflusst das Ergebnis maßgeblich. Suggestive oder voreingenommene Formulierungen können die Glaubwürdigkeit der Ermittlung infrage stellen. Besser ist ein sachlicher, offener Stil, der dem Befragten Raum lässt, den eigenen Standpunkt darzulegen.

Vertrauen und Dokumentation als zentrale Faktoren

Vertraulichkeit spielt eine Schlüsselrolle bei internen Untersuchungen. Die befragten Personen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Aussagen nicht ohne Weiteres weitergegeben werden – weder an Kolleginnen und Kollegen noch an andere Stellen im Unternehmen. Gleichzeitig besteht die Notwendigkeit, alle Aussagen lückenlos zu dokumentieren. Die Aufzeichnung des Gesprächsverlaufs – ob schriftlich oder als Tonaufnahme – muss im Vorfeld transparent kommuniziert werden. Eine saubere Dokumentation dient nicht nur der Beweissicherung, sondern schützt auch die Interviewer selbst vor dem Vorwurf unsachgemäßen Vorgehens.

Ein gutes Interview schafft Vertrauen, ohne sich anzubiedern. Es respektiert die Rechte der befragten Person, wahrt aber gleichzeitig die Interessen des Unternehmens. Dieser Balanceakt ist anspruchsvoll und erfordert Fingerspitzengefühl. Gerade in größeren Organisationen übernehmen spezialisierte Compliance-Teams oder externe Anwaltskanzleien diese Aufgabe. Sie bringen die nötige Neutralität mit und agieren unabhängig vom internen Machtgefüge. Das kann die Akzeptanz der Ergebnisse deutlich erhöhen, vor allem wenn externe Kontrolle gefordert ist – etwa durch Aufsichtsbehörden oder im Rahmen rechtlicher Auseinandersetzungen.

Während des Gesprächs ist es wichtig, sich nicht zu sehr auf vorbereitete Fragen zu versteifen. Interviews im Rahmen interner Untersuchungen leben davon, dass neue Informationen ans Licht kommen. Spontane Nachfragen, Flexibilität im Gesprächsverlauf und ein echtes Zuhören führen oft zu tieferen Einblicken als starre Fragebögen. Dennoch sollte ein roter Faden erkennbar bleiben. Ziel ist es, den Sachverhalt umfassend zu beleuchten, ohne sich zu verzetteln oder parteiisch zu wirken.

Relevanz und Wirkung auf Unternehmenskultur

Ein professionell geführtes Interview im Rahmen interner Untersuchungen kann weit mehr bewirken als nur die Klärung eines einzelnen Sachverhalts. Es sendet ein Signal an die Belegschaft: Probleme werden ernst genommen, Vorwürfe geprüft, und niemand muss befürchten, dass Missstände unter den Teppich gekehrt werden. Damit tragen solche Gespräche zur Stärkung der Unternehmenskultur bei, fördern Vertrauen in die Compliance-Strukturen und können präventiv wirken. Mitarbeitende wissen, dass Fehlverhalten Konsequenzen hat – aber auch, dass sie in einem fairen Verfahren angehört werden.

In der Praxis zeigt sich, dass viele Probleme nicht allein durch technische oder juristische Maßnahmen gelöst werden können. Es geht um Kommunikation, um eine offene Atmosphäre und darum, Menschen in schwierigen Momenten respektvoll zu begegnen. Ein Interview im Rahmen einer internen Untersuchung ist mehr als nur ein Abfragen von Fakten – es ist ein sensibler Prozess, bei dem Glaubwürdigkeit, Haltung und Methodik entscheidend sind.

Besonders in Unternehmen mit internationaler Ausrichtung kommen weitere Aspekte hinzu: Sprachbarrieren, kulturelle Unterschiede oder regionale arbeitsrechtliche Besonderheiten können die Durchführung erschweren. Umso wichtiger ist eine strukturierte Vorgehensweise, die klare Standards vorgibt, aber gleichzeitig Raum für individuelle Anpassungen lässt. Wer sich darauf einlässt und interne Interviews als Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung versteht, legt den Grundstein für nachhaltige Transparenz – und zeigt, dass Aufarbeitung und Vertrauen kein Widerspruch sind.